Изпратили сте поканите и сега остава гостите да кажат дали ще присъстват. Само че отговорите започват да идват по телефон, Viber, Messenger и на семейната вечеря с едно убедено: „Ама нали ви казахме, че идваме?“.
Точно затова бих организирала потвърждението на присъствието от гостите още преди да бъдат изпратени сватбените покани, а най-лесният вариант според мен е кратка дигитална форма.
Какво всъщност означава RSVP?
RSVP идва от френското „Répondez s’il vous plaît“, което в превод означава „Моля, отговорете“ и се използва при организацията на подобни събития.
При сватбата това е просто молбата към гостите да потвърдят дали ще присъстват до определена дата.
Например:
„Моля, потвърдете присъствието си до 15 май 2027 г.“
Вместо обаче да добавите два телефонни номера и да събирате отговорите от различни разговори, можете да поставите линк към онлайн форма за потвърждение на присъствието.
Какво да включите във формата за потвърждение?
Не я усложнявайте, а попитайте само това, което реално ще ви трябва за организацията на сватбата:
- име и фамилия
- ще присъства ли гостът
- ще има ли придружител и ако да - неговото име
- ще доведе ли деца и ако да - техните имена и възраст
- избор на меню, ако е необходимо
- хранителни алергии или специални нужди.
Ако организирате транспорт или хотелско настаняване, можете да добавите и въпрос за тях.
Колкото по-кратка е формата, толкова по-голям е шансът гостът да я попълни веднага.
Как да добавите RSVP към сватбената покана?
Това зависи от вида на поканата.
При печатна сватбена покана можете да добавите QR код към формата. При дигиталната - линк, а при интерактивна сватбена покана гостът може директно да натисне бутон „Потвърди присъствие“.
Ако имате сватбен уебсайт, формата може да бъде свързана с него заедно с програмата, локацията и останалата информация за гостите.
Така всичко е на едно място и не се налага след поканата да изпращате допълнителни инструкции.
Можете да използвате безплатна Google форма
Един от най-лесните варианти е Google Forms - формата е безплатна, отваря се лесно от телефон, а отговорите на гостите се събират на едно място.
Точно затова към моите шаблони за сватбени покани и сватбени уебсайтове добавям такава Google форма като безплатен бонус. Получавате и корица в дизайна на избрания шаблон, така че формата визуално да продължава поканата или сайта, вместо да изглежда като нещо добавено впоследствие.
Вие просто я адаптирате към информацията, която искате да получите от вашите гости.
Кога да поставите краен срок за RSVP?
Първо попитайте ресторанта или мястото за сватбата кога трябва да дадете окончателния брой гости, а след това определете по-ранен срок за потвърждение.
Оставете си резерв, защото почти сигурно ще има някой, който ще забрави да отговори навреме.
Тогава вместо да звъните на 100 гости, ще трябва да потърсите само няколкото човека, от които все още нямате отговор.
И един последен съвет
Изберете един основен начин за потвърждение. Ако едновременно дадете два телефона, имейл и онлайн форма, много бързо отново ще имате информация на четири различни места.
Разбира се, ако баба се обади лично да каже, че идва, няма нужда да я убеждавате да попълва анкетната форма. Просто добавете отговора ѝ към общия списък.
Целта не е всички гости да използват една и съща технология, а вие двамата да имате един подреден списък с отговорите.
Накратко
RSVP форма → линк в поканата → ясен краен срок → всички отговори събрани на едно място
Така потвърждението на гостите се превръща от десетки разговори и съобщения в една много по-лесна част от организацията на сватбата.
А ако използвате готова сватбена покана или сватбен уебсайт с включена форма за потвърждение, дори не е необходимо да започвате тази част от нулата.
0 коментара